Excel初心者から周りが一目置くほどの上級者へレベルアップするためには、ショートカットの習得が一番学習効率が良く、短時間で早く成果を出すことができると考えます。本記事ではExcelショートカットの重要性や学習法などについて解説いたします。
ショートカットの習得が重要な理由
ショートカットは今自分が知っている機能を素早く最短で実行する手段です。
そのためショートカットを覚えると当然ながら作業時間を大幅に減らすことができます。
たかがショートカットと思われるかもしれませんが、人によっては今までの仕事の1/10ぐらいの作業時間になることも可能と考えます。私自身もExcel初心者だったころと比較して今はリアルに1/10ぐらいの作業時間になった感覚があります。
ショートカットを極めるとマウスをほとんど使わずにほぼ全ての作業をキータッチで実行できるようになります。マウスをほぼ使わなくなって思うことは、マウスの操作こそ生産性低下の原因であったということです。例えば自分の名前をタイピングするときにPCのキーボードを直接打つのとデスクトップにキーボードを表示させてマウスでデスクトップ上のキーボードを打っていくのとでは、後者の方が圧倒的に時間がかかり、ストレスに感じると思います。ショートカットを極めると、極める前のマウス操作は正に上記のマウスで自分の名前を打っていくかのごとく作業であったと感じます。
また作業時間の短縮は更なる作業時間の短縮を生みます。
普段仕事をしているとなかなか時間の余裕がなく、業務効率化を考える余地がないことが多いと思います。しかしショートカットを極め、作業時間を削り、時間に余裕が生まれると、余った時間で新しいExcelの機能を覚えたり、関数を覚えたり、マクロを覚えたりすることができます。このように作業時間の短縮が更なる作業時間の短縮を生むことになるのです。
どれぐらいショートカットを覚えれば良いのか？
基本的にマウスをほぼ使わずに仕事や作業ができるぐらいを目指すべきです。
値貼り付け、範囲の選択、シート移動などなど、マウスを使って操作していませんか？
これら全てキータッチで操作できるぐらいを目指しましょう。
ショートカットの学習の仕方
まずは数日まとまった時間を使って市販の本、Webサイト、動画学習サイトなどで集中的にショートカットをインプットしましょう。また本ブログでもこれだけ覚えておけばマウス操作なしで作業ができるショートカット集などをご紹介していきます。必要あればご活用いただければと思います。
その後は、覚えたショートカット集を机の引き出しかどこかに常に備えておき、実務の中で、マウスを使わないように実務をこなしていきましょう。
その際に障壁となるのが、ショートカット操作に慣れるまでが大変なことです。慣れるまではマウスを使うよりも時間がかかってしまいます。日々の業務は時間に追われているので、敢えて遅いやり方を選択しないといけないことに抵抗を感じるかもしれません。しかしそこを我慢して乗り越えると作業時間を大幅に削減することができます。また慣れるまでは大変ですが、時間はそれほどかかりません。体感的には１か月意識してショートカットを使っていけばすぐに覚えることが出来ると思います。
